(目的)

第1条　この規程は、関川村役場における文書事務の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程で文書とは、役場において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理、経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(課長の職責)

第4条　各課長は、常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ、すみやかに処理されるよう留意し、事務処理の促進に努めなければならない。

(文書取扱者)

第5条　各課に文書取扱者を置く。

(総務課長の責務)

第6条　総務課長は、文書の処理及び作成に基づいて適正かつ速やかに行われるよう常に指導、改善に努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第7条　文書取扱責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(収受及び配布の手続)

第8条　役場に到着した文書及び物品(小包便及び貨物便によるものをいう。)は、総務課において収受する。

(普通文書の取扱い)

第9条　収受した文書は、主務課に配布する。主務課において収受日付印を押印するとともに文書整理を行う。

(特殊文書の取扱い)

第10条　親展文書、書留、電報及び秘密文書は、開封せず、封皮に収受印を押印し特殊郵便物処理簿に所要事項を記入のうえ、直接名宛人に配布し受領印を徴する。

(関連文書の取扱い)

第11条　2課以上の関連のある文書は、最も関係の深い課に配布する。当該文書の配布された課は速やかに関係課長の閲覧に供さなければならない。

(重要物件の取扱い)

第12条　文書に現金、金券、有価証券(以下「重要物件」という。)が添付されているときは、その旨を文書余白に記入し重要物件を更に特殊郵便物処理簿に記入のうえ関係者に送付し、その受領印を徴する。

(配布文書の処理)

第13条　配布をうけた文書は、直ちに文書取扱者において課長の閲覧をうけなければならない。ただし、定期的なもので、あらかじめ課長が指定するものについては当該事務を担当する職員(以下「担当者」という。)に直接交付する。

第14条　前条の規程により交付をうけた担当者は、速やかに伺書により処分案を起案し、到着文書の上に添付し係員の合議の上次に掲げる表示により決裁区分及び文書区分(区分は別表第1による)、情報公開区分を明らかにして上司及び情報公開主任の決裁をうけなければならない。

(機密文書の処理)

第15条　機密文書の処理は、課長又は特に指名された者が起案し欄外上部に「秘」の文字を朱書して自ら持廻り又は秘密袋に封入して授受する等他に漏れない方法をとらなければならない。

(文書の起案)

第16条　文書の起案は、伺書を用いなければならない。なお、伺書には第14条第1項に規定する決裁区分、文書区分及び情報公開区分を表示しなければならない。

(合議)

第17条　数課に関連する事業については、その関係の最も多い課で処理し関係の課に合議しなければならない。

(決議)

第18条　決裁の終った起案書には、決裁者がその月日を記入し直ちに主務課に返付する。

(未完結文書)

第19条　未完結の文書は、ファイリングキャビネットの懸案フォルダーに収め、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

(発送文書の浄書、校合)

第20条　決裁を終えた文書で浄書を要するものは、原則として主務課において浄書するものとする。

(公印の使用)

第21条　発送する文書には、主務課において関川村公印規則(昭和33年関川村規則第54号)の定めるところにより公印及び契印を押印しなければならない。ただし、印刷した同文の文書には、公印及び契印を省略することができる。

(発送手続)

第22条　発送文書は、特定のものを除くほか、全て退庁時限1時間前までに総務課に回付しなければならない。ただし、急施を要する場合は、この限りでない。

第23条　発送する文書で郵送によるものは、料金後納郵便物差出票を添えなければならない。なお、発送先を明らかにするため文書送達票を作成しなければならない。

第24条　発送文書及び物品で郵便によらないものは、特に定めるもののほかは送達簿に記入してその宛先から受領印を徴さなければならない。

(文書の分類)

第25条　処理完結した文書は、別表第2に定める分類種別及び費目によって整理及び保存しなければならない。

(文書の整理保管)

第26条　文書は、別に定める費目によりファイルし整理保管しておかなければならない。

(編集及び製本)

第27条　文書は、別に定める細目に従い編集及び製本しなければならない。

(文書保存の担当区分)

第28条　編集及び製本を終えた文書は、原則として主務課において保存するものとする。ただし、総務課長が総務課に常置する必要があると定めた文書は総務課において保存する。

(書庫への格納)

第29条　総務課長及び主務課長は、保存すべき文書を文書保存台帳に登録し書庫に格納しなければならない。

(保存文書の借覧)

第30条　文書(第28条に規定する文書をいう。以下本節において同じ。)を借覧しようとする者は、文書借覧票に所要事項を記入し総務課長及び主務課長へ提出しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第31条　保存期間を経過した文書は、主務課長は総務課長と合議の上、上司の決定を経て廃棄しなければならない。

(保存文書の臨時廃棄)

第32条　永年保存の文書又は保存期間を経過しない文書であっても総務課長及び主務課長は、保存の必要が消滅したと認めたものは、上司の決定を経て廃棄することができる。

(廃棄にあたっての注意事項)

第33条　総務課長及び主務課長は、前2条に規定する廃棄に当たっては、他に漏らしては支障があると認められるもの又は印章を移用されるおそれのあるものについては、焼却、溶解等必要な処置をとらなければならない。

(文書の種類)

第34条　本村において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(文書の書き方)

第35条　文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。

(文書番号)

第36条　文書には条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓によっては法令番号簿による法令番号を指令、達及び往復文にあっては文書整理カードにより文書番号を総務課において付さなければならない。

(文書記号)

第37条　前条に規定する文書番号には、次に規定する記号を付さなければならない。

(秘番号及び内番号)

第38条　発送文書で秘密に属するものは記号の下に「秘」を加え、庁内の間に限り往復する文書は、「内」を加え、文書整理カードによりこれを整理しなければならない。

(文書の発信者名)

第39条　文書の発信者名は、原則として村長名を用いなければならない。

(文書の書式用例)

第40条　文書の書式用例は別に定める。

(表記の基準)

第41条　文書の用字、用語、文体等は次の各号に掲げる基準によるものとする。

(条例の制定手続)

第42条　条例を制定しようとするときは、主務課において当該条例案に制定文を付して起案し、決裁後村議会提出手続をとるとともにその条例(制定文を除く。)の原稿を速やかに総務課長に送付しなければならない。

(条例の公布手続)

第43条　村議会の議長から議決の通知があったときは総務課長は、前条の規定により受領した条例本文に公布を付して起案し、関川村公告式条例(昭和29年関川村条例第1号)第2条の規定による村長の署名を得なければならない。

(規則の署名)

第44条　規則を制定しようとするときは、主務課において当該規則案に公布文を付して起案し、決裁の際に村長の署名を得なければならない。

(規程の押印)

第45条　規程を告示しようとするときは、決裁後その起案書の村長名の下に村長印の押印を受けなければならない。