○関川村職員旧姓使用取扱要領
令和元年10月1日
要領第1号
(目的)
第1条 この要領は、関川村職員(臨時的任用職員及び非常勤職員を除く。以下、「職員」という。)が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻前の戸籍上の氏(以下、「旧姓」という。)を文書等に使用することに関して必要な事項を定めることを目的とする。
(旧姓を使用することができる文書等)
第2条 職員は、任命権者の承認を得て、職務遂行上又は事務処理上誤解や混乱を招くおそれのないものについて、旧姓を使用することができる。
2 旧姓を使用することができる文書等の基準及び旧姓を使用することができない文書等の基準は、別表に掲げるとおりとする。
(旧姓使用の届出)
第3条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用届出書(様式第1号)により任命権者に届け出なければならない。
(旧姓使用の中止)
第4条 旧姓を使用している職員が、その使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届出書(様式第2号)により任命権者に届け出なければならない。
(責務)
第5条 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用が図られるように努めなればならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するにあたって、常に住民、職員等に誤解や混乱が生じないように努めなければならない。
(委任)
第6条 この要領に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この要領は、令和元年10月1日から施行する。
別表(第2条関係)
1 旧姓を使用することができる文書等
基準 | 主な文書等の例示 |
1 単に氏名が記載されたもの 2 職員の権利や義務に関する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがないもの 3 専ら組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | ・名札、名刺 ・座席表、回覧用紙 ・年次有給休暇簿 ・週休日の振替簿 ・時間外勤務事前命令簿 ・通勤届、扶養親族届 ・起案書(起案者、決済者の氏名・印) ・事務分掌表 ・人事異動内示 ・グループウェアの氏名 ・職場での呼称 |
2 旧姓を使用することができない文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
1 職員の権利や義務に関する文書等で、職員の同一性の確認ができなくなったり、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがあるもの 2 公権力の行使を伴うもので、職・氏名を明らかにする必要があるもの 3 行政処分、行政指導等に関するもの 4 給与や旅費の支給事務で、税金の源泉徴収や銀行口座の氏名などとの整合性をはかる必要があるもの 5 法令等により認められないもの | ・辞令書 ・共済組合関係の文書(組合員証を含む) ・身分証明書、出納員証等身分を証明する証票 ・文書等の発信者氏名 ・給与等支給関係書類 ・支払命令書の請求者氏名・印 ・債権者登録(変更)票の債権者名 ・給与の源泉徴収票 |
