○関川村戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
平成25年9月25日
要領第4号
(目的)
第1条 この要領は、関川村住民税務課(以下「住民税務課」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍事務とは、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他法令に基づく戸籍、除かれた戸籍、改製原戸籍、戸籍の附票、人口動態調査その他戸籍に関する事務をいう。
(2) 戸籍情報システムとは、住民税務課、サーバー室に設置した戸籍事務専用コンピュータ等及びこれらを結ぶ専用回線により、戸籍事務を処理するシステムをいう。
(3) 戸籍データとは、戸籍情報システムに入力され、磁気ディスク等に記録された情報及び戸籍情報システムから出力された戸籍事務管理に係る帳票(以下「出力帳票」という。)をいう。
(4) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(5) ドキュメントとは、システムの設計書・プログラム説明書・操作説明書、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(6) 端末機 戸籍情報システム専用として設置された端末系コンピュータをいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる戸籍事務の処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護及び戸籍データの適正管理に努めなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保全並びに保護について適正な管理を行うため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、住民税務課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及び戸籍情報システム関連機器の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、天災、盗難その他の事故(以下「事故等」という。)に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故等が発生したときは、直ちに事故等の経緯及び被害状況を調査し、村長に報告するとともに、速やかに復旧等の措置を講じなければならない。
(データ管理責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、データ管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置く。
2 管理責任者は、戸籍事務主管班長をもって充てる。
(端末機取扱責任者)
第7条 端末機の適正な管理を行うため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、保護管理者が指定した者をもって充てる。
3 取扱責任者は、端末機の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
(戸籍データの保護)
第8条 保護管理者は、戸籍データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、端末機の設置について、端末機の操作画面及び処理内容が来庁者に知られることがないよう配慮しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又はこれを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは不要となった時点で、復元できない方法によって速やかに処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第9条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 磁気ディスク等は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録された情報を消去したうえで、焼却又は裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第10条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票(次号において「保管する出力帳票」という。)は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管する出力帳票の管理について、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却又は裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第11条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写又は廃棄をするときは、保護管理者の承認を受け、他に情報が流出しないようにしなければならない。
(パスワードの管理)
第12条 保護管理者は、端末機の取扱職員(以下「取扱職員」という。)を指定し、当該取扱職員の業務処理範囲を定めなければならない。この場合において、取扱職員を識別しその業務処理範囲を限定するため、取扱職員ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的の外に使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第13条 保護管理者は、必要に応じ、管理責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第14条 端末機は、取扱職員でなければ、操作してはならない。
2 端末機の操作は、戸籍事務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍事務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の管理)
第15条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に掲げる戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第16条 保護管理者は、戸籍データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の教育・訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については採用後出来るだけ早い時期に実施しなければならない。
(戸籍データ保護会議)
第17条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、戸籍担当職員において処理する。
(委任)
第18条 この要領に定めるもののほか、データの管理及び運用に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この要領は、「戸籍法及び住民基本台帳法の一部改正する法律」(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日より施行するものとする。
附則(平成31年3月29日要領第3号)
この要領は、平成31年4月1日から施行する。
別表(第15条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 | |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | ・施錠のかかる専用ラックに設置 ・専用ラックの鍵の管理 | サーバは施錠のかかる専用ラックに設置し、保護管理者がその鍵を管理する。サーバを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。 |
戸籍用端末装置 | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のかかる書庫 | バックアップ記録リストを用意し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システム・ブックレス」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト的に講じる。 |